İletişime zemin hazırlayacak veya anlaşmayı kolaylaştıracak bazı özellikler vardır. Bu özellikler şu şekilde sıralanabilir.
•   İletişimde ilk anlar önemlidir. İletişim sürecindeki ilk karşılaşma, bu sürecin önemli
bir belirleyicisidir. Bu etkiyi ilgili kişinin beden dili, kullandığı sözcükler, taşıdığı tüm aksesuarlar ve içinde bulunduğu fiziki ortam nesneleri yaratır. Bu etkiyi yaratan faktörlerin bileşkesi kişinin değerlerinde bir yer bulur ve ona göre yorumlanır. Duruşundan hiç hoşlanmadım, bakışını sevmedim, bir görüşte kanım ısındı, gözüm onu hiç tutmadı gibi değerlendirmeler o kişi ile gelişecek iletişimin temelini oluşturur. Bu kararlar her zaman açık ve bilinçli olmayabilir. Kişi bu yargıları bilinç düzeyine çıkarsa da çıkarmasa da iletişim biçimimizde ve o kişiye atfettiğimiz değerde önemli bir rol oynar.
•   İletişim bilgi alış verişi değildir. Duygu ve düşüncelerimizin bir bilgi olarak
aktarılmasındaki eylemler ve bu eylemlerin biçimi iletişimin özünü oluşturur. Bilgilenmek ve öğrenmek anlamak değildir. Bir insanın bir günde neler yaptığını öğrenebilirsiniz ama neler yaşadığını anlayamazsınız. İletişimin ana amacı anlamaktır. Bir kişinin başka bir kişiyi bilgilendirmesi sadece ileti göndermektir. Bu nedenle bireylere öğüt vermek.,  toplantılarda sadece bilgi vermek,  bir bilgiyi sadece okumak gibi davranışlar iletişim kurmaktan çok ileti göndermektir.
•   İletişim kişiye değil kişiyle yapılır.İletişim başka bir kişiyle yapılandırılan bir
süreçtir. İletişim bireylerden birinin aktif olması, diğerinin ise pasif olmasıyla kurulamaz. Eğer alıcı kişi hazır değilse iletişim kurulamaz.Böyle bir ilişki sağlıklı bir şekilde anlama ve anlaşma sağlamaz. Bir çocuğun aklının oyuncaklarda olduğu bir anda ona yemek yemenin veya ders çalışmanın yararından söz etmek etkili olmaz. Çünkü çocuk dinliyor gibi görünse de bir süre sonra dinlemediği ortaya çıkacaktır. Ayrıca insanların fiziki olarak aynı ortamda olmaları iletişim içinde oldukları anlamına gelmez. İletişim süreci mesajı verenin ve alanın birlikte aktif olmasını gerektirir. Aynı ortamda birbirlerine sırtını dönmüş iki insan arasında da bir iletişim vardır. Ancak bu iletişin anlamaya ve anlaşmaya değil, birbirlerini reddetmeye yöneliktir.
•   İletişim bir bütündür. İletişim sürecini sözlü iletişimin sözcükleriyle veya sözsüz
iletişimin içeriyle değerlendirerek sonuca varmak yanıltıcı olabilir. İletişim sürecindeki tüm özellikler aynı anda ve beraber değerlendirilmelidir. Ellerini ve bacaklarını birbirine kenetlemiş bir bireyin bu davranışı sözsüz iletişimde genellikle güvensizlik ve gerginlik olarak yorumlanabilir. Ancak birey bunu üşüdüğü içinde yapmış olabilir. İletişim sürecinde her hangi bir davranışa göre yorum yapmak yerine başka davranışlarla birlikte değerlendirerek yorumlamak gerekir.

1. İletişimin Temel İlkeleri:
•   Sevgi ve saygı
•   Dostluk ve güven
•   İlgi ve hoşgörü
•   Empati (eşduyum)
•   Saydamlık (açıklık)
•   Adalet

2. İletişim Engelleri: İletişim engelleri, iletişim sürecini zorlaştırdığı gibi iletişim
kurulmasını engelleyebilir. İletişim engelleri bireyden,  örgütten, çevreden ve daha değişik faktörlerden kaynaklanabilir.

 Bireyden kaynaklanan faktörler, bireyin cinsiyeti, yaşı, doğduğu yaşadığı yer, ailesi, eğitim durumu,  mesleği gibi özelliklerden oluşur. Bireyin fiziki, zihinsel, sosyal, psikolojik ve ekonomik ihtiyaçları ile bireyin ilgileri, istekleri, güdüleri, duygu ve ilgi gibi özellikleri iletişim sürecinde önemli rol oynar. Ayrıca bireyin topluma, örgüte, çalışanlara ilişkin inançları, değerleri, tutumları, ilgileri ve ön yargıları da iletişim sürecinin etkililiği açısından önemli bir yer tutar.

Örgütten kaynaklanan faktörler, ast-üst, gruplar ve bireyler arası çatışmalar, yetkinin az ya da çok aktarılması, kontrol alanının geniş ya da dar tutulması, düzensiz veri akımı, algılanan statü ile bulunulan statü arasındaki fark, rol algılamaları ile beklentileri arasındaki fark, örgütsel hiyerarşinin çok katı veya esnek olması, kaynaklar ve zaman sınırlılığı, kaynakların ve ödüllerin dağılımındaki sorunlar, rol çatışmaları (uzman-bürokrat), hızlı personel değişimi, personele ulaştırılamayan politika ve kararlar, yetki-sorumluluklara ilişkin belirsizlikler, yetki ve yeterlik arasındaki uyumsuzluklar, formal iletişim kanallarının yetersizliği, etkisizliği ve sınırlılığı gibi nedenlerden oluşur.

   Örgütten kaynaklanan faktörler ise iletişim teknolojilerindeki gelişmeler, sistemlerdeki sosyal, ekonomik, politik,  yasal değişmeler, çevre sistemlerin baskısı, dil,  gelenek, amaç farklılığı gibi nedenlerden oluşur.

İletişim sürecinde insan ilişkileri önemlidir. Özellikle yüz yüze ilişkilerde bazı kurallara dikkat edilmesi gerekir. İletişim engelleri şu şekilde sıralanabilir.
•   Yıkıcı eleştiriler ve dedikodular
•   Çatışma
•   Baskı ve şiddet
•   Dalkavukluk
•   Genelleme yapmak
•   Akıl ve öğüt verme
•   Geçmişi getirmek
•   İşi yokuşa sürmek
•   Mantığı silah olarak kullanmak
•   Kendini hep haklı görmek
•   Sorumluluk almamak
•   Gereksiz soru sormak
•   Seçim hakkı tanımamak
•   İyi dinlememek
•   Gereksiz el kol hareketleri
•   Ses tonunu yükseltmek
•   Oturma ve bakış şekli
•   Yardım etme fırsatı vermemek
•   Övgü ve onay vermemek